1. Levantar o actualizar la información asociada a la Matriz SIPOC (detallada en la Herramienta 19) del proceso que se necesita definir los roles y responsabilidades.

2. Convocar a una sesión de trabajo a representantes de todos los equipos relevantes para la ejecución del proceso. 

3. Completar la primera columna de procesos, copiando la información de la columna central de la Matriz SIPOC (Herramienta 19). Dependiendo del nivel de detalle al que se requiera especificar el rol y responsabilidad, esta puede considerar distintos niveles. En general, se utilizan los niveles de proceso y actividad. 

4. Identificar a participantes relevantes en la ejecución del proceso. Para esto debes identificar los cargos o equipos en cada una de las columnas. Por ejemplo: Responsable del área de abastecimiento.

5. Definir el rol que tendrá cada participante del proceso definido en el punto anterior. Para esto, se debe asignar una letra en cada casilla, utilizando la siguiente nomenclatura RACI:

• (R)Responsable: Es quien ejecuta el proceso.
• (A)Aprobador: Es quien se responsabiliza por la ejecución del proceso. 
• (C)Consultado: Es quién puede entregar información valiosa o relevante sobre el proceso.
• (I) Informado: Es aquel que debe ser informado sobre la ejecución y/o resultados obtenidos desde el proceso. 

6. Revisar la consistencia y coherencia de la matriz, verificando lo siguiente:

• Debe existir un único rol A (aprobador) por cada fila, es decir, sólo habrá un aprobador final por proceso o actividad.
• Todos los roles indicados como relevantes en el paso 4 deben tener un rol asignado. En caso contrario, evaluar si realmente participa directa o indirectamente en el proceso.

7. Validar la matriz internamente en la organización. 

8. Considerar una actualización permanente de la matriz y realizar los ajustes necesarios para mantenerla con información vigente.