Formalizar de manera efectiva los procesos de una organización, responsables y quienes reciben o son usuarios de la solución final implementada.
1. Recopilar información sobre la ejecución del proceso tales como: normativa, procedimientos, entre otros. Notar que, estos antecedentes pueden ser proporcionados por quién ejecuta el proceso, para ello se necesita definir quiénes serán los participantes que proporcionen información.
2. Identificar cuáles son las definiciones estratégicas o procesos en los que quiere profundizar. Si no existen, será necesario definirlos.
3. Convocar a los equipos o personas responsables o representantes de ejecutar los procesos de la matriz a levantar.
La Matriz SIPOC toma su nombre de las iniciales de sus componentes en inglés, siguiendo el orden de las columnas que definen esta Herramienta:
4. Completar la columna central de los procesos.
5. Definida la columna central por cada proceso, realizar el siguiente proceso iterativo.
6. Validar la matriz SIPOC con el equipo directivo, al menos la columna de procesos y resultados esperados. Esto permitirá verificar si las expectativas de la dirección están alineadas con los equipos operativos u ejecutores.
Resguardar que ocurra el seguimiento de la solución implementada, identificando las medidas reparatorias y asignando una persona responsable si fuera necesario.
Definir y comunicar claramente los roles y responsabilidades de los diferentes actores involucrados en la ejecución de un proceso. Es particularmente útil para la implementación de soluciones de mediana complejidad en las que participa un número significativo de actores relevantes.
